Food Secure Canada’s fast-growing Montreal office is looking for a highly motivated, organized and experienced part-time Administrator. This position is based in Montreal and involves approximately 20 hours a week, over 4 or 5 days.
The successful candidate will possess the following skills and qualifications:
- Strong administrative background and experience in office management
- Excellent computer skills (Microsoft office, database management, familiarity with Drupal and CiviCRM as strong asset, able to do simple layout)
- Familiarity with rules and regulations that apply to the non-profit sector and experience working within them
- Background in customer service or familiarity with working with a membership based organization
- Experience with budget development, monitoring and management and basic book-keeping rules
- Ability to manage complex budgets on excel
- Great organizational skills, able to work with volunteers.
- Interest in or experience with food and social justice
- Excellent interpersonal and communications skills
- Well-organized with excellent follow-through on tasks
- A college or university degree in relevant fields.
- Fully bilingual with excellent writing and editing skills in French and\or English.
- A sense of humour and a commitment to FSC core goals: zero hunger, safe and healthy food, sustainable food systems.
Responsibilities
- Assist with development of office systems, filing, calendar of meetings, production schedules for documents
- General administrative tasks, correspondence and enquiries
- Assistance with select FSC activities (conference calls, meeting logistics, webinars, minute taking)
- Maintenance of lists and databases, filing systems
- Management of office filing, bank accounts, insurance policies, contracts.
- Maintenance of tracking system for funders and other revenue sources
- Ensuring we have an efficient use of resources for all services.
- Assist with development of organizational policies and ensure respect for bylaws
- Assistance with all matters pertaining to the Board of Directors and Executive, including organizing the annual AGM and electronic voting
- Reply to member and general public enquires
- Assist ED with budget related and human resource tasks.
- Membership administration (invoicing, reminders, reporting)
- Provide support for fundraising and reporting obligations
- Assistance with travel arrangements, meeting confirmations
- Support the organization and logistics for Assembly and other FSC events as appropriate
- Assist Executive Director with administrative tasks as needed
- Volunteer recruitment and management, as well as solicitation of in-kind supports.
Application process:
Please send your cover letter and resume by email to Diana Bronson at amelie@foodsecurecanada.org before May 4th 2014 with “Administration Coordinator” as the subject line. Food Secure Canada is committed to equality, and encourages applications from people of all sexual and gender orientations, including those who identify as visible minorities, Indigenous people, and/or persons with disabilities. Interviews are expected to take place in Montreal in early May.
Only candidates that have been selected for an interview will receive a reply.
Salary: Commensurate with experience
Start date: As soon as possible
- See more at: http://foodsecurecanada.org/resources-news/news-media/administration-coo...Le bureau du Réseau pour une alimentation durable de Montréal, actuellement en plein essor, est à la recherche d’un(e) administrateur/trice à temps partiel grandement motivé(e), organisé(e) et expérimenté(e). L’emploi représente environ 20 heures de travail par semaine, réparties sur 4 à 5 jours.
La personne choisie possèdera les compétences et qualifications suivantes:
- Solides compétences en administration et expérience en gestion administrative
- Excellentes compétences informatiques (Microsoft office, gestion de bases de données, bonne connaissance de Drupal et CiviCRM un atout important, capable d’effectuer de la mise en page simple)
- Bonne connaissance des règles applicables au secteur à but non lucratif et expérience de travail y étant associée
- Expérience en service à la clientèle ou bonne connaissance de travail avec un organisme de type associatif
- Expérience dans l’élaboration, le suivi et la gestion budgétaire ainsi qu’avec les règles de base en comptabilité
- Capacité à gérer des budgets complexes sur Excel
- Excellentes compétences organisationnelles, capable de travailler avec des bénévoles
- Intérêt envers ou expérience avec les thèmes de l’alimentation et de la justice sociale
- Excellentes qualités interpersonnelles et habiletés communicationnelles
- Bonne organisation et excellente capacité à mener ses tâches à bien
- Diplôme collégial ou universitaire dans un domaine pertinent
- Bilingue avec excellentes compétences en rédaction et révision du français et/ou anglais
- Sens de l’humour
- Engagement envers les principaux objectifs du RAD : éradiquer la faim, faire la promotion des aliments sains et salubres et soutenir la mise en place d’un système alimentaire durable
Responsabilités
- Assistance au développement de l’organisation du travail de bureau, classement, calendrier des réunions, échéanciers de production des documents.
- Tâches administratives générales, correspondance et demandes de renseignements.
- Assistance avec les activités du RAD (appels conférences, logistique des réunions, wébinaires, procès-verbaux).
- Mise à jour des listes, bases de données
- Gestion du système de classement, des comptes de banque, des contrats d’assurance et des engagements.
- Maintenance du système de suivi des bailleurs de fonds et des autres sources de revenu.
- S’assurer d’avoir une utilisation efficace des ressources pour tous les services.
- Assistance au développement des politiques organisationnelles et s’assurer du respect du règlement interne.
- Assistance à toutes les questions touchant le Conseil d’administration et le Comité exécutif, incluant l’organisation de l’AG annuelle et du vote électronique.
- Répondre aux demandes de renseignement des membres et du public.
- Assistance à la DG pour des tâches reliées au budget et aux ressources humaines.
- Gestion des adhésions (facturation, rappels, rapport).
- Appui aux activités de financement et aux rapports à soumettre.
- Assistance à l’organisation des voyages, confirmation des réunions.
- Appui à l’organisation et à la logistique pour l’Assemblée et autres évènements du RAD le cas échéant.
- Assistance à la Directrice générale avec les tâches administratives au besoin.
- Recrutement et gestion des bénévoles, ainsi que sollicitation de soutiens non-financiers.
Processus de demande:
Veuillez faire parvenir votre lettre de présentation et curriculum vitae par courriel à amelie@foodsecurecanada.org avant le 4 mai 2014 en inscrivant « Coordonnateur à l’administration » dans la ligne d’objet du message. Le Réseau pour une alimentation durable souscrit au principe de l'égalité et encourage les candidatures des personnes de toutes orientations sexuelles et de genre, incluant ceux qui s’identifient comme appartenant à une minorité visible, à une communauté autochtone et/ou les personnes handicapées. Les entrevues auront lieu à Montréal au début mai.
Nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.
Salaire: En fonction de l’expérience
Date de début: Dès que possible
