L'adjointe administrative veille à l'exécution efficace et en temps opportun des activités du bureau, l'administration et la gestion des finances de façon à faciliter et à améliorer l'action de l'organisme Carrefour Nunavut.

FONCTIONS GÉNÉRALES :

• Gérer et exécuter des tâches administratives, financières et les opérations générales du bureau de l'organisme;
• Participer au contrôle et à l'évaluation des budgets de l'organisme;
• Produire les rapports financiers exigés par les bailleurs de fonds et autres partenaires;
• Élaborer des politiques et des procédures administratives;
• Exercer du leadership en cernant les besoins et les préoccupations de l'équipe et les membres en proposant des solutions efficientes;

FONCTIONS PARTICULIÈRES :

En matière de gestion des opérations et de l'administration :

• Accueille les visiteurs;
• Fournir du soutien au personnel (téléphone, messagerie vocale, télécopieur, commande de fournitures de bureau, classement, bon fonctionnement du bureau et du matériel de bureau, préparation des envois de courrier, etc.)
• Établit et tient à jour les systèmes de classement et d'archivage des dossiers, du courrier et autres documents;
• Gérer les correspondances avec les divers paliers gouvernementaux et autres institutions (permis, certificat, assurance, DAS, WSCC, etc.);
• Contribuer à la coordination de la logistique pour la tenue d'évènements de rayonnement et d'activités publiques, en plus des réunions et des assemblées;

En matière de gestion financière :

• Traiter les comptes fournisseurs en contrôlant l'exactitude de l'information, assigner un projet/code et en produire les paiements dans les délais prescrits ;
• Gérer et produire les comptes débiteurs, s'assurer de l'exactitude de l'information, assigner un projet/code et que chacun des clients soit facturé selon les critères établis ;
• Émettre les chèques en tenant compte des priorités de paiements, des ententes ou échéances des contrats ou engagements;
• Procéder à la conciliation des états de comptes en s'assurant du respect des directives;
• Préparer et faire les dépôts et encaissements ;
• Produire des rapports financiers répondant aux besoins de l'organisme, des bailleurs de fonds, etc. ;
• Gérer la petite caisse ainsi que produire ces rapports mensuels ;

En matière de services aux membres et aux utilisateurs :

• Sensibiliser les gens à l'organisme et les inciter à y adhérer, faire la promotion d'une image positive;
• Gérer la liste des membres et voir au renouvèlement en temps opportun;
• Effectuer des achats pour les membres selon les avantages du membership de Carrefour Nunavut (ex. achat billet d'avion First Air);

En appui à la directrice en développement économique :

• Identifier et afficher sur le site web les offres d'emploi disponible au Nunavut sur le site web de Carrefour;
• Répondre aux demandes d'informations par courriel et faire les suivis requis auprès des candidats potentiels;
• Gérer les CV de la CV-thèques;
• Recevoir les clients du Centre d'employabilité, les guider avec l'information de base et prendre les rendez-vous pour une rencontre avec un membre de l'équipe;
• Assister, au besoin, les membres qui souhaitent élaborer et/ou réviser leur plan d'affaire;

En appui à la direction générale :

• Suggérer l'élaboration de projets spéciaux, en assure potentiellement la gestion et l'actualisation;
• Participer à la rédaction de demandes de subvention;
• Contribuer au maintien d'un climat de collaboration et d'harmonie au sein de l'équipe;

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS :

• Études post-secondaires dans un domaine relié à l'administration, ou expérience jugée équivalente et pertinente;
• 2 à 5 années d'expérience dans un emploi similaire;
• Bilinguisme à l'oral et à l'écrit;
• Excellente maitrise des logiciels de bureautique tels la suite Office et FileMaker;

ATTITUDES ET COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS :

• Rigoureux, consciencieux et esprit analytique
• Grande autonomie et capacité avérée de travailler en équipe : loyauté, dynamisme et entregent;
• Initiative et sens de l'organisation;
• Enthousiasme, énergie et honnêteté;
• Calme dans un environnement complexe : confiance en soi et polyvalence;
• Empressement à faire ce qu'il faut, n'importe quoi, pour que ça marche!

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Rémunération annuelle : 69 000 $ (salaire annuel de 45, 000$ incluant une prime de vie chère de 24 000 $)
• Contrat d'un an, avec possibilité de renouvèlement
• Horaires hebdomadaires variables : ± 40 heures/semaine;
• Début d'emploi : 2 juillet 2014;
• Lieu de travail : Iqaluit, Nunavut.

Date de clôture pour soumettre votre candidature: 6 juin 2014
Veuillez prendre note que nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.

Contact pour soumettre votre candidature: 
Danielle Samson, 
Directrice générale 
 dsamson@carrefournunavut.ca

Pour maximiser vos chances d'embauche, faites parvenir votre dossier de candidature en anglais.

Pour plus d'informations sur ces postes ou pour tout autre question concernant un emploi éventuel au Nunavut, veuillez communiquer avec l'équipe employabilité par courriel à emplois@carrefournunavut.ca.