Relevant de la direction générale, le titulaire de ce poste est responsable de développer et mettre en oeuvre des stratégies de locations des salles. Le titulaire est également responsable de développer un service à la clientèle locative externe et interne hautement professionnel. Cette personne travaille en étroite collaboration avec la direction du marketing et des communications et les services de billetterie. Il collabore à la mise sur pied de l’esprit d’un théâtre où il fait bon vivre, où le service est courtois et efficace, et il s’occupe de l’ensemble de « l’expérience client ». Ses fonctions consistent également à gérer les lieux en termes de sécurité et de propreté, ainsi que d’assurer la logistique de tout événement produit par La Nouvelle Scène ou tout service faisant partie des locations internes et externes, dont le service du bar, le traiteur, l’aménagement des lieux.
À PROPOS DE LA NOUVELLE SCÈNE (LNS)
La Nouvelle Scène est le Centre de théâtre francophone d’Ottawa situé au 333 King Edward. Ce centre de production et de diffusion des arts de la scène y présente une programmation théâtrale variée de ses quatre compagnies résidentes d’Ottawa (Théâtre du Trillium, Théâtre de la Vieille 17, Vox Théâtre, Théâtre la Catapulte), une série musicale d’une dizaine de spectacles, en plus d’un bon nombre de spectacles des arts de la scène (théâtre, musique, danse, performance) provenant d’autres compagnies de la région, du pays et de l’international. Le nouveau théâtre possède deux studios pouvant accueillir respectivement 173 et 60 spectateurs, un troisième studio de répétition, un bar/terrasse pouvant accueillir plus de 200 personnes pour des évènements spéciaux ainsi qu’une cour intérieure.
CONTEXTE
La Nouvelle Scène est à un point tournant de son histoire alors qu’un projet important de reconstruction de son théâtre est terminé. L’inauguration du lieu étant prévue prochainement, l’équipe de LNS bat son plein en vue de ce grand évènement qui marquera l’histoire de la culture franco-ontarienne. L’envergure du nouveau lieu nécessite une restructuration de l’organisation et des ressources humaines nécessaires à la mise en opération de ce lieu prestigieux, tant attendu par la communauté franco-ontarienne. À l’aube de la réouverture officielle de son centre de production et de diffusion, La Nouvelle Scène désire mettre sur pieds une équipe dynamique et hautement professionnelle qui amènera son bagage de connaissances et d’expertises tout en ayant la capacité de travailler dans un contexte de changement et de réévaluation constante.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Locations internes et externes et partenariats d’affaires
- Développer et mettre en oeuvre des stratégies de vente de location d’espaces.
- Appliquer le plan d’affaires de l’organisme et faire rapport périodiquement à la direction sur l’atteinte des objectifs.
- Identifier des opportunités d’affaires.
- Prospecter et solliciter des clients éventuels.
- Préparer des propositions et des spécifications en collaboration avec le directeur technique.
- Faire le suivi téléphonique nécessaire dans le but de conclure les ventes.
- Rédiger et faire signer les contrats de location en étroite collaboration avec la directrice de l’administration.
- Communiquer avec les clients après la signature de contrat pour assurer un suivi.
- Créer des listes de clients éventuels afin de mettre en oeuvre les campagnes de marketing en collaboration avec le département des communications.
- Inscrire les locaux sur les sites web appropriés.
- Gérer les demandes d’information de locations.
- Établir les contrats de service avec les compagnies résidentes.
- Coordonner le calendrier de chaque saison avec les compagnies résidentes.
- Appliquer la politique de location et recommander des améliorations au besoin.
- Gérer et mettre à jour la banque de données en ce qui a trait à la location et au développement de marché.
- Service à la clientèle locative
- Renseigner les clients sur les services offerts.
- Effectuer les suivis auprès des clients concernant la liste des besoins, la signature des contrats de location, la réception des dépôts de location et paiements finaux.
- Accueillir les clients locateurs et vérifier leur satisfaction dans le but d’exceller.
- Répondre promptement aux demandes.
- Recueillir, partager à l’interne et communiquer toutes les informations permettant le développement de la clientèle.
- Maintenir l’image de LNS ainsi que les standards d’efficacité et de qualité.
- Gérance de salle
- Travailler en étroite collaboration avec les membres de l’équipe technique à la logistique des arrivées et des départs des usagers.
- Recevoir avec diligence le personnel des compagnies lors de l’entrée en salle et voir à leur installation dans les loges.
- Superviser les activités de visites, les réceptions et le service du bar lors d’activités incluant le personnel contractuel et bénévole.
- Développer et mettre en place les mesures nécessaires pour une bonne gestion de la caisse du bar et vérifier les rapports d’inventaire d’alcool et autres biens du service relié au bar et au traiteur.
- Diriger l’information ou les plaintes aux personnes concernées et contribuer à la solution des problèmes s’il y lieu.
- Développer et faire appliquer la politique de fermeture.
- Gérer les préposés au bar et assurer un personnel adéquat lors d’activités à LNS.
- Assurer la sécurité des lieux en tout temps pour l’ensemble des activités à LNS.
- Vérifier et faire appliquer les permis d’opération liés aux services de l’établissement, dont le permis du bar, le respect des normes d’utilisation des lieux.
- Développer un système de contrôle pour l’ensemble de l’établissement soit, le droit d’accès à et la distribution des clés de salles, des bureaux ou à l’édifice avec des codes de sécurités et des mesures périodiques de vérification.
- Développer et mettre en place un système d’entretien de l’établissement afin d’assurer la propreté des lieux en tout temps et le fonctionnement optimal des lieux.
- Établir un système efficace du vestiaire ou toute autre station de services dont la vente de livres, de disques, d’abonnements entre autre.
- Développer un plan de redressement des risques associés au bon fonctionnement de l’établissement.
- Production
- Déterminer et mettre en place avec la collaboration des services techniques la logistique de toute activité produite par La Nouvelle Scène telle que le lancement de saison, une conférence de presse, la série musicale, une exposition d’oeuvres d’art.
- Établir les liens entre les besoins techniques de ces événements et le directeur technique.
- Coordonner avec les directeurs pour assurer l’application des règles de rémunération pour la paye des techniciens, des contractuels et du personnel de l’administration.
- Déterminer les besoins du bar et assurer un bon système d’approvisionnement pour satisfaire les besoins et mettre en place des mesures pour son efficience telles qu’une charte de prix et un mode de fonctionnement qui minimise les pertes.
- Répondre aux différentes questions et régler chaque petit problème qui peut survenir.
EXIGENCES
- 5 ans d’expérience en vente, gérance, logistique, production ou toute autre expérience connexe
- Expérience dans l’élaboration de contrats et gestion administrative
- Capacité d’adaptation
- Expérience de gestion de personnel
- Esprit créatif et d’initiative
- Excellente capacité à faire des suivis et minutie
- Attitude courtoise, politesse et diplomatie
- Esprit de vente
CONDITIONS:
- Poste permanent à temps complet (37,5h/sem) après période de probation
- Assurances collectives
- Échelle salariale : 42 000$- 52 000$
Si ce poste vous intéresse, veuillez nous faire parvenir votre C.V., accompagné d’une lettre de motivation expliquant notamment ce qui fait de vous le candidat idéal, au-delà de votre expérience professionnelle, par courriel à: embauche at nouvellescene.com, en indiquant clairement la mention Candidature – Responsable des locations et gérant/e du théâtre. Date limite de réception des candidatures: Le 18 mars 2016 à 17h. Entrée en fonction dès que possible.
SOURCE: La Nouvelle Scène
