Appel d’offres
Services professionnels d’évaluation de projet
L’Union culturelle des Franco-Ontariennes (L’UCF♀ ) est à la recherche de soumissions pour l’évaluation provinciale de son projet Entreprendre l’Économie Ensemble, financée par Condition féminine Canada.
Vous retrouverez les conditions et modalités du présent appel d’offres dans le document ci-joint. Les soumissions devront être envoyées par courriel à l’attention de Dinah Ener, à l’adresse dinahener@cogeco.ca.
Dinah Ener
Chargée de projet
L'Union culturelle des Franco-Ontariennes
1-5330, chemin Canotek
Ottawa (ON) K1J 9C1
613-741-1334, fax 741-8577
Veuillez noter que toutes les soumissions devront nous parvenir au plus tard à 16 h 30, le 21septembre 2012. Le comité de sélection ne s’engage à accepter ni la plus basse, ni aucune des soumissions reçues.
L’Union culturelle des Franco-Ontariennes est un organisme provincial qui œuvre depuis 1936 à l’avancement de la situation de la femme francophone en Ontario. La formation, la sensibilisation et l’information dans des domaines tels que la santé des femmes, la prévention de la violence faite aux femmes, le développement économique communautaire sont les moyens privilégiés par l’organisation afin d’intervenir dans la société ontarienne.
Entreprendre l’Économie Ensemble
- Contexte
Les femmes francophones ontariennes vivant dans des communautés rurales et éloignées font face à plusieurs défis économiques : accès aux ressources, emplois peu nombreux, besoin de formation grandissant, technologie évoluant à grande vitesse. Les défis de ces femmes et filles varient aussi selon leur communauté, leur situation familiale, leur revenu et leur âge.
Pour ces raisons, l'Union culturelle des Franco-Ontariennes a proposé un projet basé sur une pratique d'engagement et de développement communautaire qui autonomise et soutient les communautés à planifier et à développer leur modèle. Chaque communauté identifiera ses propres défis, ressources et atouts. Les femmes et les filles de tous les âges, vivant diverses situations économiques, ayant des défis (santé, violence, éducation, statut social, nouveauté au pays) et des habiletés différentes pourront travailler collectivement sur l'identification de la situation dans leur communauté. Ensemble, elles détermineront leurs buts et leurs objectifs et comment elles peuvent les atteindre durant le projet et après.
La plupart du temps, les données et les statistiques englobent de grandes régions où les réalités des petites communautés sont perdues. Le projet ENTREPRENDRE L'ÉCONOMIE ENSEMBLE propose d'être catalyseur et offrira un encadrement flexible de soutien, d'accompagnement et de ressources qui permettra à des femmes issues de petites communautés de prendre le pouvoir sur leur situation économique.
- Description du projet
Le projet catalyseur, Entreprendre l’Économie Ensemble, financé par Condition féminine Canada dans le cadre de son programme de « Femmes vivant dans les collectivités rurales et éloignées et dans les petits centres urbains » vise à soutenir trois communautés de femmes et de filles francophones afin qu'elles puissent entamer un travail de planification et d'engagement communautaire dans le but d'améliorer la sécurité économique des femmes et des filles dans ces collectivités.
Les trois communautés qui feront partie de l'initiative sont : Hearst dans le Nord de l’Ontario, Alfred dans l'Est ontarien et Pain Court dans le Sud-ouest ontarien. Ces communautés se rallieront pour réfléchir, discuter et agir sur les enjeux des femmes et filles dans leur région rurale.Le projet ENTREPRENDRE L’ÉCONOMIE ENSEMBLE a débuté en mars 2012 et s’étendra jusqu’en mars 2015.
Le projet prévoit plusieurs étapes pour atteindre ses objectifs.
Étape 1 : Planification et mise en place des ressources
L'Union culturelle des Franco-Ontariennes identifiera des cheffes de files locales pour mener l’implantation provinciale. Un comité directeur provincial sera mis sur pied pour cadrer les activités de planification.
L'Union culturelle des Franco-Ontariennes avec le soutien des cheffes de file locales identifieront des parties prenantes, des collaboratrices et des partenaires.
L'Union culturelle des Franco-Ontariennes recrutera trois (3) coordonnatrices régionales et une coordonnatrice provinciale pour le projet et développera une formation sur l'engagement communautaire, le projet et les livrables pour démarrer le travail en région.
Les coordonnatrices recruteront et travailleront avec des partenaires et des parties prenantes afin de mettre en place des comités de direction locaux qui s'engageront à participer au développement et à la mise en œuvre de plans locaux qui visent à promouvoir la sécurité et la prospérité des femmes et des filles dans leurs communautés. Chaque comité établira son mandat et son fonctionnement.
L'Union culturelle des Franco-Ontariennes développera et mettra en œuvre une évaluation provinciale impliquant les trois (3) communautés.
Étape 2 : Identification des situations des femmes dans chaque région
Un processus de consultation et de recueil d'information et de données sera élaboré et utilisé dans chaque communauté afin d'identifier les réalités économiques et sociales des femmes et des filles des régions. Le processus pourra inclure, sans s'y limiter, des forums, des groupes de discussions, des études démographiques, des inventaires, des ressources, etc.
Chaque communauté recevra une formation sur comment effectuer une analyse comparative entre les sexes afin de contribuer à l'identification des situations économiques et sociales des femmes, des filles et des hommes pour leurs régions.
Étape 3 : Identification des buts/objectifs d'intervention
Les comités de direction prioriseront les cibles/objectifs qui répondent le mieux à la situation économique et sociale des femmes et des filles de leurs régions tout en considérant les ressources, les atouts, les pratiques prometteuses et des modèles exemplaires ou émergents.
Étape 4 : Développement des plans communautaires
Chaque communauté sera responsable et impliquée dans le développement d'un plan communautaire qui inclura d'autres partenaires et parties prenantes. Les plans communautaires seront disponibles et partagés.
L'évaluation recueillera de l'information et des données de façon continue afin d'assurer que les processus et les études de cas sont documentés pour une analyse des points communs et des divergences dans les communautés.
Étape 5 : Mise en œuvre des plans communautaires
Chaque communauté poursuivra son travail vers la mise en place de stratégies et d'activités pour la création de partenariats, de renforcement de la collaboration, de moyens pour surmonter les barrières qui entravent l'accès aux ressources et à la mise en valeur des facteurs productifs.
Étape 6 : Développement et mise en place de plans de viabilité
L'Union culturelle des Franco-Ontariennes propose et s'assurera que ce travail de planification de la viabilité se fera tout au long des trois (3) années du projet, car l'initiative et ses retombées continueront au-delà de la fin du projet.
Étape 7 : Évaluation et dissémination des résultats
Le projet prévoit une évaluation continue qui produira un rapport final des résultats qui aideront les communautés impliquées à poursuivre leur travail et qui pourra servir à d'autres communautés désireuses d'entamer des processus communautaires.
En somme, le processus engagera diverses parties prenantes et des partenaires dans le recrutement, l'analyse comparative entre les sexes, l'identification des besoins et de la situation économique des femmes et des filles de chaque communauté.
Afin de déterminer les mesures de soutien et les mécanismes existants et de reconnaître les lacunes qui entravent la sécurité financière et la prospérité des femmes et des filles, les parties prenantes recueilleront et identifieront des pratiques prometteuses qui répondent aux besoins de leurs communautés respectives. Elles identifieront leurs priorités et leurs buts et bâtiront un plan qui inclut les ressources, les occasions et les mesures de soutien ainsi que les objectifs, les tâches, les échéanciers pour la mise en œuvre du plan. Chaque communauté mettra en œuvre son plan communautaire et accédera à du soutien continu dans ses démarches. Le soutien et l'accompagnement communautaires comprendront de la formation, de l'évaluation et la planification de la viabilité.
- Objectifs de l’évaluation
L’objectif du projet est d’appuyer les femmes et les partenaires de la collectivité pour leur permettre de collaborer à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un plan communautaire visant à promouvoir la sécurité et la prospérité économiques des femmes dans leur région.
Mesurer les résultats et évaluer le projet sont des tâches intégrées prioritairement dans ce projet. L’Union culturelle des Franco-Ontariennes s’attend à ce que l’évaluation raconte l’histoire de ces communautés et souligne leurs succès ainsi que :
- détermine si le projet a atteint son objectif et ses résultats;
- accroît la base de connaissances sur l’engagement communautaire des femmes dans l’amélioration de la sécurité des femmes et des filles des communautés rurales et éloignées;
- capture et articule les leçons retenues des communautés quant à la planification et l’organisation de projets futures.
L’Union culturelle des Franco-Ontariennes sollicite des soumissions pour voir à l’évaluation provinciale du projet sur les trois prochaines années : soit octobre 2012 à juin 2015.
- Rapports d’évaluation provinciale à soumettre à l’UCF♀
- Rapports intérimaires (15 février 2013 au 15 février 2014)
- Rapport final 1e avril 2015
- Méthodologie et outils de mesure de rendement
La firme de consultation retenue accompagnera l’UCF♀ dans le processus de détermination de la méthodologie et des outils de mesure de rendement les plus performants et efficaces pour raconter l’histoire des communautés afin d’atteindre les objectifs de l’évaluation.
Il est suggéré que des entrevues et des groupes de discussions avec les parties prenantes pourraient êtres incluses dans la méthodologie pour capturer des informations pertinentes de communautés engagées.
L’étude de cas pourrait documenter les démarches individuelles et collectives de chaque communauté afin d’aider à raconter les histoires vivantes du projet.
Le comité de sélection s’intéressera à votre méthodologie :
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Schéma proposé de l’offre de services
v Introduction
v Présentation de la firme
v Information sur la démarche d’intervention proposée :
ü méthodologie proposée;
ü techniques de travail utilisées;
ü présentation des différentes étapes à réaliser;
ü moyens pour assurer la communication et l’engagement des parties prenantes et des partenaires du projet;
ü Les rapports qui seront présentés et autres extrants.
v Présentation de l’équipe responsable de la réalisation du mandat : très bref Curriculum vitae des membres de l’équipe
v Budget de l’intervention (15 000$ incluant TVH)
v Échéancier proposé
v Mandats similaires réalisés antérieurement par la firme avec références (indiquant la permission du soumissionnaire de contacter ces personnes).
v Clauses complémentaires :
ü préférences quant aux modalités de facturation et de paiement;
ü termes de garanties;
ü durée de la validité de l’offre de services;
ü conditions de confidentialité.
3. Règles d’acquisition du cahier de charges
3.1 Confidentialité
Le contenu du présent cahier de charges est strictement divulgué à titre confidentiel. Toute société, firme ou consultant qui reçoit ou détient le présent cahier de charges s’engage à n’en dévoiler la teneur et le contenu que pour les besoins de l’élaboration éventuelle d’une offre de services.
3.2 Représentant du requérant
Afin d’assurer une uniformité d’interprétation du cahier de charges et pour faciliter les échanges de renseignements, le requérant mandate la personne suivante pour le représenter : Dinah Ener, chargée de projet, l’Union culturelle des Franco-Ontariennes. Téléphone : 613-741-1334 courriel : dinahener@cogeco.ca
3.3 Représentant du soumissionnaire
Dans les meilleurs délais suivant la réception du présent cahier de charges, le soumissionnaire devra informer le requérant par courriel du nom, titre, adresse, numéro de téléphone, télécopieur et adresse électronique de son représentant. Toute communication subséquente sera uniquement adressée à ce dernier.
3.4 Amendement du cahier de charges
Le requérant se réserve le droit d’amender le présent cahier de charges et/ou d’exiger des renseignements additionnels de la part du soumissionnaire.
3.5 Propriété de l’offre de services
L’offre de services présentée ainsi que tous les documents afférents demeurent la propriété exclusive du requérant et ne seront pas retournés au soumissionnaire.
3.6 Durée de la validité de l’offre de services
L’offre de services déposée auprès du requérant doit demeurer valide pour une période de trente jours du calendrier à compter de la date de fermeture des soumissions.
3.7 Échéancier
Le/la consultant.e sélectionné.e doit proposer un échéancier le plus rapide possible tout en étant réaliste pour la réalisation des travaux et en tenant compte que le projet devrait se terminer au printemps 2015.
3.8 Portée des documents
Le contenu du cahier de charges, de l’offre de services et des documents afférents peut être retenu comme obligation contractuelle, à la charge du soumissionnaire retenu, sans aucune négociation avec le requérant lors de la préparation du contrat.
3.9 Coûts de préparation de l’offre de services
Tous les coûts de préparation des offres de services sont à la charge exclusive des soumissionnaires.
3.10 Frais additionnels pour les offres de services
Le soumissionnaire assume tous les frais encourus pour fournir les précisions demandées par le requérant à la suite du dépôt des offres de services.
3.11 Honoraires pour réaliser le mandat
Les honoraires fixes doivent inclure la taxe de vente harmonisée (TVH) sans dépasser 15 000 $.
3.12 Services offerts par le requérant
Pour la durée totale du contrat, le requérant offre au soumissionnaire retenu, au moyen de ses ressources régulières, la collaboration au projet et l’accès à des renseignements, documents ou études pouvant être utiles pour la réalisation du contrat.
3.13 Langue de soumission
Les soumissions, les rapports et la correspondance doivent être rédigés en langue française.
4. Présentation des offres de services
Le requérant se réserve le droit d’inviter les soumissionnaires de son choix à faire une présentation de leur offre de services respective ou à fournir des informations additionnelles ou complémentaires, aux frais du/des soumissionnaire.s.
5. Résiliation de l’entente
Le requérant se réserve le droit de résilier toute entente future avec le soumissionnaire retenu, à la suite du non-respect d’une obligation ou d’un élément liant les deux parties.
6. Instructions aux soumissionnaires
Les règles suivantes visent à uniformiser la présentation des offres de services pour assurer un emploi simple et efficace et pour aider le soumissionnaire à préparer un document complet rencontrant les exigences du requérant.
6.1 Contenu de l’offre de services
Le soumissionnaire doit fournir tous les éléments d’information nécessaires et suffisants pour évaluer correctement l’offre de service déposée.
Les informations fournies doivent être succinctes et toucher tous les aspects du présent cahier de charges. Le soumissionnaire doit en outre démontrer en quoi il possède les qualifications requises pour réaliser le mandat demandé.
Le soumissionnaire peut ajouter toute information jugée pertinente. Ces renseignements additionnels devront être présentés en annexe de façon à limiter le plus possible le volume du document de base.
Chaque offre de services doit être indépendante l’une de l’autre. Par conséquent, si plus d’une solution est proposée, le soumissionnaire présentera une offre de service complète dans chaque cas.
Dinah Ener, chargée de projet
L’Union culturelle des Franco-Ontarienne
1-5330, chemin Canotek
Ottawa (ON) K1J 9C1
Téléphone : 613-741-1334 Télécopieur : 613-741-8577
Courriel : dinahener@cogeco.ca
