SOMMAIRE DU POSTE
Relevant de la direction générale adjointe, la personne occupant le poste de secrétaire de direction appuie le fonctionnement global de la direction du RDÉE Canada. Le ou la titulaire du poste sera responsable de la réception, de la préparation, du soutien et des suivis nécessaires à la conduite de diverses rencontres impliquant la direction générale et la direction générale adjointe, de la coordination de l’organisation de certains événements dont l'assemblée générale annuelle. Le ou la secrétaire de direction fournira le soutien administratif et logistique aux rencontres du conseil d’administration et des comités afférents et sera en charge des suivis que celles-ci impliquent.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
La réception :
- Accueille les visiteurs, répond aux appels téléphoniques et les achemine aux personnes appropriées.
- Photocopie, numérise, imprime et procède aux envois (postaux, messagerie), selon les besoins.
- Répond aux demandes de renseignements courantes et générales et effectue les suivis.
- Dirige les demandes de renseignements détaillées aux membres du personnel visés.
- Fournit, le cas échéant, des renseignements aux organismes partenaires du RDÉE Canada.
- Maintient à jour la messagerie téléphonique générale.
Le soutien clérical et administratif :
- Traite le courrier et le distribue aux personnes appropriées.
- Ouvre et maintient à jour un large éventail de dossiers pour la direction générale et met en place et utilise de manière efficace un système d’archivage de dossiers.
- Rédige des ébauches de lettres, des notes de service émanant de la direction générale et/ou reçoit les consignes verbales ou écrites du contenu de lettres plus complexes à rédiger.
- Révise et corrige l'orthographe, la syntaxe et la grammaire des lettres, notes et documents de la direction générale ou d’autres documents selon les besoins.
- Maintient à jour le répertoire des contacts (personnel, administrateurs, organismes membres, organismes partenaires)
L’appui à la direction générale et au conseil d’administration :
Soutien à la direction générale
- Appuie la direction générale en ce qui a trait à la coordination du fonctionnement, dans certaines tâches de planification, d’organisation, de coordination et de suivi des activités impliquant la direction générale, comme la tenue de diverses rencontres entre la direction générale et les partenaires, les bailleurs de fonds, les firmes conseil, etc.
- Tient à jour l’agenda électronique de la direction générale et l’appuie dans la gestion et les suivis à ses courriels.
- Révise les présentations de la direction générale afin de maximiser la cohérence des documents et l’impact que leur présentation doit avoir.
- Effectue de la recherche d’information générale ou spécifique, selon les besoins de la direction générale, compile des données de manière structurée et prépare des documents aux fins d’analyse.
- Veille à la mise à jour de certaines sections du site Internet (page des employés, page des administrateurs du conseil d’administration, etc.).
- Propose des améliorations quant aux procédures et méthodes de travail liées au fonctionnement global du bureau de la direction générale ; soutient la direction générale dans la mise en œuvre de ces améliorations.
- Appuie la direction générale dans la préparation du formulaire de frais de remboursement conformément aux politiques, aux règlements et aux critères des bailleurs de fonds.
Soutien au conseil d’administration :
Appuie la direction générale dans ses responsabilités envers le conseil d’administration en ce qui a trait à la préparation, à la coordination et aux suivis des réunions du conseil d’administration:
- Coordonne le calendrier des réunions du conseil d’administration et des comités, envoie les invitations complètes et les rappels pour les rencontres (lieu, date, codes d’accès pour les conférences téléphoniques, etc.).
- Soutient la préparation des ordres du jour des réunions du conseil d’administration ainsi que de la documentation pertinente et les expédie en temps opportun.
- Effectue de la recherche d’information générale ou spécifique, selon les besoins, et prépare des documents aux fins d’analyse par le conseil d'administration et ses comités.
- Prend les notes et rédige les ébauches des procès-verbaux aux fins de validation par la direction générale menant à leur approbation par le conseil d’administration.
- Met au point un système de rappel et de suivi de l’ensemble des politiques et documents qui doivent être présentés et adoptés par le conseil d’administration puis mis en œuvre au sein de l’organisation.
- Met à jour les politiques et procédures organisationnelles suite aux résolutions adoptées par le conseil d’administration; veille à ce qu’elles soient transmises aux personnes appropriées.
- Prépare les formulaires nécessaires aux formalités administratives en lien avec les activités du conseil d’administration.
- Soutien la préparation des rencontres d’orientation avec les nouveaux membres du conseil d’administration.
La coordination de l’organisation d’événements et de rencontres :
Participe activement à divers comités organisateurs d’événements du RDÉE Canada, tels que celui qui gère la tenue de l'assemblée générale annuelle.
- Prépare et fait parvenir les invitations ou les avis de convocation aux divers événements du RDÉE Canada.
- Recueille et coordonne la liste des inscriptions des participants.
- Prépare les résolutions principales et rédige les procès-verbaux lorsque la situation s’y prête; effectue l’ensemble des suivis découlant de ces rencontres.
Le rôle au sein de l’équipe du RDÉE Canada
- Contribue activement aux rencontres de l’équipe du RDÉE Canada.
- Collabore activement à la promotion des services et des événements en français liés à la mission et à la vision du RDÉE Canada.
- Participe activement à développer l’esprit d’équipe et l’engagement envers les valeurs du RDÉE Canada.
Divers
Toutes autres tâches connexes, liées au champ d’intervention du poste, qui lui seraient confiées par la direction générale.
EXIGENCES ACADÉMIQUES, EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES
- Diplôme d'études collégiales en administration de bureau, en bureautique, en secrétariat.
- Un minimum de trois ans d’expérience pertinente dans un poste aux fonctions similaires.
- Une combinaison de scolarité et d’expérience jugées comparables.
CONNAISSANCES DIVERSIFIÉES
- Excellentes capacités linguistiques en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.
- Utilisation des appareils usuels de bureau, des applications Google, de la suite Microsoft Office, du courrier électronique dans les environnements MAC et PC.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Se sentir à l’aise dans les rapports avec la direction générale et avec un conseil d’administration
- Posséder de très bonnes habiletés de communication interpersonnelle
- Faire preuve d’une grande discrétion
- Savoir informer
- Avoir le souci du détail
- Savoir coordonner les priorités et respecter les échéanciers
- Savoir organiser et archiver
- Posséder et utiliser des aptitudes techniques et fonctionnelles
- Faire preuve d’autonomie et avoir le sens de l’initiative
- Savoir gérer le stress
- Parvenir à se concentrer et à gérer les interruptions fréquentes.
CONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIÈRES
- Le lieu de travail est à Ottawa.
- Travaille, occasionnellement, les soirs et les fins de semaine pour répondre aux besoins de la direction générale du RDÉE Canada.
- Est appelé à se déplacer, quelques fois par année, à l’extérieur du lieu régulier de travail.
- Travaille dans un espace ouvert.
SALAIRE
Le salaire est fixé selon l’expérience et l’échelle salariale des conditions de travail des employés du Réseau de développement économique et d’employabilité du Canada, en plus des avantages sociaux concurrentiels.
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Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae à l’attention de Madame Élise Tessier, directrice générale adjointe, accompagné d’une lettre de présentation, par courriel, à l’adresse électronique suivante: elise.tessier à rdee.ca.
DATE LIMITE POUR POSTULER: le vendredi 27 février 2015, 12 h 00.
