SOMMAIRE DU POSTE

Relevant de la direction générale adjointe, la personne occupant le poste de secrétaire de direction appuie le fonctionnement global de la direction du RDÉE Canada. Le ou la titulaire du poste sera responsable de la réception, de la préparation, du soutien et des suivis nécessaires à la conduite de diverses rencontres impliquant la direction générale et la direction générale adjointe, de la coordination de l’organisation de certains événements dont l'assemblée générale annuelle. Le ou la secrétaire de direction fournira le soutien administratif et logistique aux rencontres du conseil d’administration et des comités afférents et sera en charge des suivis que celles-ci impliquent. 

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

La réception :

• Accueille les visiteurs, répond aux appels téléphoniques et les achemine aux personnes appropriées.
• Photocopie, numérise, imprime et procède aux envois (postaux, messagerie), selon les besoins.
• Répond aux demandes de renseignements courantes et générales et effectue les suivis.
• Dirige les demandes de renseignements détaillées aux membres du personnel visés.
• Fournit, le cas échéant, des renseignements aux organismes partenaires du RDÉE Canada.
• Maintient à jour la messagerie téléphonique générale.

Le soutien clérical et administratif :

• Traite le courrier et le distribue aux personnes appropriées.
• Ouvre et maintient à jour un large éventail de dossiers pour la direction générale et met en place et utilise de manière efficace un système d’archivage de dossiers.
• Rédige des ébauches de lettres, des notes de service émanant de la direction générale et/ou reçoit les consignes verbales ou écrites du contenu de lettres plus complexes à rédiger.
• Révise et corrige l'orthographe, la syntaxe et la grammaire des lettres, notes et documents de la direction générale ou d’autres documents selon les besoins.
• Maintient à jour le répertoire des contacts (personnel, administrateurs, organismes membres, organismes partenaires).

EXIGENCES ACADÉMIQUES, EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES

• Diplôme d'études collégiales en administration de bureau, en bureautique, en secrétariat.
• Un minimum de trois ans d’expérience pertinente dans un poste aux fonctions similaires.
• Une combinaison de scolarité et d’expérience jugées comparables.

CONNAISSANCES DIVERSIFIÉES

• Excellentes capacités linguistiques en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Utilisation des appareils usuels de bureau, des applications Google, de la suite
• Microsoft Office, du courrier électronique dans les environnements MAC et PC.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Se sentir à l’aise dans les rapports avec la direction générale et avec un conseil d’administration
• Posséder de très bonnes habiletés de communication interpersonnelle
• Faire preuve d’une grande discrétion
• Savoir informer
• Avoir le souci du détail
• Savoir coordonner les priorités et respecter les échéanciers
• Savoir organiser et archiver
• Posséder et utiliser des aptitudes techniques et fonctionnelles
• Faire preuve d’autonomie et avoir le sens de l’initiative
• Savoir gérer le stress
• Parvenir à se concentrer et à gérer les interruptions fréquentes

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae à l’attention de Madame Élise Tessier, directrice générale adjointe, accompagné d’une lettre de présentation, par courriel, à l’adresse électronique suivante: elise.tessier at rdee.ca.

DATE LIMITE POUR POSTULER: le vendredi 20 mars 2015, 17 h 00.

Les candidatures reçues seront traitées confidentiellement et dans le respect de l’équité en matière d’emploi. Le RDÉE Canada ne communiquera qu’avec les personnes qui seront convoquées pour une entrevue. Prière de ne pas téléphoner. Le financement de ce poste provient du Fonds d’habilitation consenti par Emploi et Développement social Canada.