La Nouvelle Scène est à la recherche d’un membre d’équipe afin de soutenir le travail de la direction générale et aux communications. Cette personne aura comme rôle principal d’organiser, coordonner, et faire des suivis, tout en travaillant avec des horaires chargés, dans un contexte de mise en opération d’un nouveau lieu. Passionné des arts et de la culture, le titulaire possède un haut niveau de maturité, jugement, diplomatie, de rigueur, de minutie ainsi qu’une capacité à travailler avec de nombreux intervenants, dans une atmosphère de haute confidentialité.
À PROPOS DE LA NOUVELLE SCÈNE
La Nouvelle Scène est le Centre de théâtre francophone d’Ottawa situé au 333 King Edward. Ce centre de production et de diffusion des arts de la scène y présente une programmation théâtrale variée de ses quatre compagnies résidentes d’Ottawa (Théâtre du Trillium, Théâtre de la Vieille 17, Vox Théâtre, Théâtre la Catapulte), une série musicale d’une dizaine de spectacles, en plus d’un bon nombre de spectacles des arts de la scène (théâtre, musique, danse, performance) provenant d’autres compagnies de la région, du pays et de l’international. Le nouveau théâtre possède deux studios pouvant accueillir respectivement 173 et 60 spectateurs, un troisième studio de répétition, un bar/terrasse pouvant accueillir plus de 200 personnes pour des évènements spéciaux ainsi qu’une cour intérieure.
CONTEXTE
La Nouvelle Scène est à un point tournant de son histoire alors qu’un projet important de reconstruction de son théâtre est terminé. L’inauguration du lieu étant prochainement, l’équipe de LNS bat son plein en vue de ce grand événement qui marquera l’histoire de la culture francoontarienne. L’envergure du nouveau lieu nécessite une restructuration de l’organisation et des ressources humaines nécessaires à la mise en opération de ce lieu prestigieux, tant attendu par la communauté franco ontarienne. À l’aube de la réouverture officielle de son centre de production et de diffusion, La Nouvelle Scène désire mettre sur pieds une équipe dynamique et hautement professionnelle qui amènera son bagage de connaissances et d’expertises tout en ayant la capacité de travailler dans un contexte de changement et de réévaluation constante.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Appui à la direction générale
- Assurer le secrétariat, telles l’organisation des réunions, l’assistance et la prise de notes, la rédaction des procès-verbaux et des suivis lors des rencontres pour divers comités.
- Préparer des bilans, des documents pour les réunions incluant l’ordre du jour, des séances d’information, des rapports et colliger des données sur des sujets précis.
- Rédiger de la correspondance, des rapports et des présentations.
- Assurer une logistique sans faille pour les réunions et bien gérer le calendrier de l’ensemble des activités de la direction générale.
- Assurer des liens d’informations efficaces entre la LNS et les compagnies résidentes.
- Faire de la recherche, communiquer et faire des suivis afin de consolider un réseau d'alliances stratégiques nécessaire à la programmation et aux partenariats de l'organisme.
- Faire des démarches, préparer des dossiers pour l’appel de projets artistiques pour la programmation.
- Gérer les documents du conseil d’administration, dont les politiques de gouvernance, les mandats des comités, le suivi de la durée du mandat des membres, les outils d'autoévaluation et autres documents pertinents.
- Développer, mettre en place et maintenir des outils de gestion répondant aux avancées technologiques récentes.
- Archiver les documents relevant de la direction générale et assurer la mémoire corporative.
- Appui à la direction des communications
- Concevoir, écrire, publier une infolettre régulière.
- Établir un rapport harmonieux auprès des donateurs, dont l’envoi d’informations, de remerciements, et faire des suivis réguliers.
- Concevoir et réaliser des soirées VIP pour les bailleurs de fonds, les donateurs, les bénévoles.
- Gérer les billets de faveur.
- Assurer une communication interne de haute qualité dont l’envoi de documents pertinents ou informations nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation.
- Assurer une communication externe de haute qualité dont l’envoi de communiqués de presse et toutes formes de communications médiatiques de l’organisme à ses différents publics.
- Établir des relations efficaces avec les médias dont l’accueil aux premières, aux premières médiatiques, le suivi des invitations, des horaires et l’accompagnement des artistes aux entrevues, une compilation de la revue de presse et l’envoi des informations aux médias.
- Maintenir à jour la documentation nécessaire à la promotion de la programmation de LNS : dossiers de presse, pochettes de présentation des spectacles.
- Activer et maintenir les interventions web 2.0 (Facebook et Twitter)
- Effectuer les mises à jour régulières du site Internet
- Créer la mise en page des invitations, des communiqués, des divers documents.
- Effectuer les envois groupés, dont des invitations, des communiqués.
- Développer et maintenir la base de données, assurer le bon fonctionnement du système ainsi que le contrôle à l’accès.
- Développer, mettre en place et maintenir le plan de communications interne et externe.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience
- Diplôme en communications, en administration des arts ou expérience équivalente
- Expérience de prise de notes au sein de conseils d’administration et de comités
Habiletés et compétences
- Fortes habiletés organisationnelles et capacité à établir des priorités et à respecter des échéances
- Excellente capacité de rédaction en français
- Excellente compréhension du rôle d’un conseil d’administration
- Excellentes capacités relationnelles
- Capacité à gérer et mener de front plusieurs projets en même temps
- Sens aigu du service à la clientèle, discernement, diplomatie et discrétion absolue
- Habileté à créer un lien de confiance, créativité, autonomie, rigueur, sens de l’humour, débrouillardise, dynamisme, souci du détail
- Connaissance approfondie de la Suite Office (Mac ou PC)
- Autonomie dans la mise en page de documents officiels
- Capacité de graphismes dont l’infolettre, les communiqués, le site web
Conditions :
- Poste à temps complet (37,5h/semaine) permanent avec période de probation
- Échelle salariale : 42 000$- 48 000$
- Horaires de travail principalement de jour, mais nécessitant de 1 à 3 soirs par semaine pour présences aux réunions ou activités
Si ce poste vous intéresse, veuillez nous faire parvenir votre C.V., accompagné d’une lettre de motivation expliquant notamment ce qui fait de vous le candidat idéal, au-delà de votre expérience professionnelle, par courriel à: embauche at nouvellescene.com, en indiquant clairement la mention Candidature – Adjoint(e) à la direction et aux communications. Date limite de réception des candidatures: Le 18 mars 2016 à 17h. Entrée en fonction le plus tôt possible, à négocier.
SOURCE: La Nouvelle Scène
